과학적 업무 지시를 위한 5가지 원칙

원문 : http://www.zdnet.co.kr/microsite/aspirin/log/0,39035016,39146417,00.htm

위 링크의 글을 읽고 심히 공감이 가는 부분이 있어 팀의 전체 메일로 돌린적이 있었다.

물론 저렇게 하다가는 가뜩이나 퇴근 시간이 늦은 판국에 아예 집에 못갈지도 모른다는 불안감이 있긴 했지만....
상급자는 상급자데로 원문에 쓰인 과학적 업무지시를 위해 원칙을 지키자는 의미로....
부하직원들 또한 상급자의 지시에 어떤 점을 캐치하여 업무를 수행해야 하는지를 상기하자는 ...
내 나름대로의 바람직하고 긍적적인 사고에 의한 것이었는데

결과는 어떻게 저렇게 하느냐.... 내지는 상급자한테만 보내시죠... 모 이런 반응들이다 -_-;

아무래도 원문 인용후 첨언에 과학적으로 글을 작성하지 않아서 글의 의도가 제대로 전달되지 않았나보다

아무튼 당분간은 계속 지시를 받아 일해야겠다는 생각이 들었다


원문의 내용은 아래와 같다

과학적 업무 지시를 위한 5가지 원칙

1. 업무 시작과 완료 시간을 정확히 명시할 것
다음 주 중으로, 내일까지, 업무 시간 이내에와 같은 표현을 쓰지 말아야 한다. 해당 업무의 소요 시간을 정확히 파악해야 한다. 8시간이 걸릴 업무라면 업무 시작 시간을 기준으로 휴식 시간과 식사 시간, 야근 시간 등을 고려하여 완료 시간을 명시해야 한다.

2. 업무 우선 순위를 재배치할 것
업무를 처리하는 사람이 현재 진행 중인 업무와 지시한 업무 사이에 무엇을 우선하여 처리해야 하는 지 명시해야 한다. 새로운 우선 순위를 설정할 경우 다른 업무는 지연된다. 이것을 명확히 하지 않으면 상사의 지시에 의해 지연된 업무를 탓하는 어처구니 없는 일이 벌어진다.

3. 관계 업무를 정의할 것
자료의 조사를 위해 협조해야 할 타 부서의 관계자를 명확히 알려 주고, 해당 자료를 배포할 곳도 알려 줘야 한다. 또한 해당 업무가 다른 어떤 업무와 연관되어 있는 지 정의해야 한다. 또한 상사는 이런 관계 업무를 잘 처리할 수 있도록 사전에 조율을 해야 한다.

4. 중간 보고의 형태를 정의할 것
업무의 진행 상황을 파악하기 위해 중간 보고를 어떤 시점에 어떤 산출물로 할 것인 지 알려줘야 한다. 업무를 지시한 후 보고 날짜만 기다리고 있거나 지나치며 잘 되고 있지?라고 확인하는 것은 무능력한 상사의 전형적인 행태다.

5. 업무 측정 단위를 명시할 것
가능한한 빨리 업무를 완료하는 것이 중요한가? 제한된 시간 안에 업무의 완성도를 높이는 것이 중요한가? 상사의 업무 지시에는 업무의 측정 단위가 무엇인 지 명확히 이야기해야 한다. 업무 지시를 할 때마다 빨리 빨리를 외친다면 그것은 업무를 측정하지 않겠다는 소리와 같다. 이런 상사들은 업무를 지시하는 것이 아니라 부하 직원을 종처럼 부려 먹는 것과 같다.

이 원칙에 따라 업무 지시의 예제는 다음과 같다.

- 잘못된 업무 지시
"김대리, 이 보고서 다음 주에 사장님께 제출해야 하니까 월요일까지 내 책상에 올려놔"

- 과학적 업무 지시
"김대리, 이 보고서는 다음 주 수요일 사장님이 참석하는 이사 회의에서 발표하게 될 거야. 다른 부서의 보고서는 성과 지표를 중심으로 언급하게 될 것인데 우리 부서는 그 자료를 취합하여 부서간 관계를 이야기해야 하네. 회계팀의 이 대리와 법무팀의 김 과장에게 협조를 요청해 뒀으니 자료를 받아와서 검토하게. 날짜가 급박하니 현재 진행 중인 업무는 이대리에게 2 시간 이내에 인계하고 오후 4시부터 업무를 시작해야 하네. 문서는 20 page가 되어야 하고 주요 주제와 이야기 흐름은 메일로 보냈으니 참조하게. 금요일 오전 11시까지 1차 보고서를 제출하고 오후 1시 30분에 관계자들과 회의를 할 껄세."

과학적 업무 지시는 상사가 훨씬 많은 일을 해야 가능하다. 직급이 올라갈수록 할 일이 별로 없다면 그 회사에 문제가 있거나 과학적으로 일하지 않는 상사라는 걸 직접 증명하고 있는 것이다.